Politică privind Protecția Datelor Clienților,
Furnizorilor și Partenerilor de Afaceri
ai Tranda Styling S.R.L. (Tranda Styling)
INTRODUCERE
Tranda Styling s-a angajat să protejeze datele cu caracter personal pe care le prelucrează aparținând salariaților, clienților, furnizorilor, partenerilor de afaceri și altor persoane.
Procedura de față detaliază modalitatea în care urmează a fi pus în aplicare acest principiu.
Pentru normele aplicabile datelor salariaților, vă rugăm să consultați Procedura privind Protecția Datelor Angajaților.
Articolul 1. Obiect, aplicabilitate și implementare
Obiect
1.1 Prezenta Procedură are ca obiect Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal ale Clienților, Furnizorilor, Partenerilor de Afaceri și ale altor Persoane de către Tranda Styling sau de către un Terț în numele Tranda Styling. Prezenta Procedură nu are ca obiect Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal aparținând Salariaților, în contextul raporturilor de muncă ale acestora cu Tranda Styling.
Prelucrarea digitală și scriptică
1.2 Prezenta Procedură se aplică în cazul Prelucrării Datelor cu Caracter Personal prin mijloace electronice și în sisteme de arhivare scriptice ușor accesibile.
Aplicabilitatea legislației naționale și a Procedurii
1.3 Persoanele își păstrează drepturile și remediile de care s-ar putea bucura în conformitate cu legislația în vigoare. Prezenta Procedură se va aplica numai în situațiile în care oferă protecție suplimentară cu privire la Datele cu Caracter Personal. În cazul în care legislația locală aplicabilă oferă o protecție mai cuprinzătoare decât Procedura de față, se va aplica cadrul normativ local. În cazul în care prezenta Procedură oferă un nivel de protecție superior față de cadrul normativ local sau oferă garanții, drepturi sau remedii suplimentare pentru Persoane, se va aplica prezenta Procedură.
Sub-politici și notificări
1.4 Tranda Styling poate completa prezenta Procedură cu sub-politici, metodologii sau notificări conforme cu prezenta Procedură.
Răspundere
1.5 Persoanele responsabile în conformitate cu prezenta procedură vor fi ținute răspunzătoare pentru respectarea prezentei Proceduri.
Data Intrării în Vigoare
1.6 Prezenta Procedură a fost adoptată de Tranda Styling S.R.L., la data de 03 octombrie 2018.
Procedura completează politicile anterioare
1.7 Prezenta Procedură completează toate politicile și notificările Tranda Styling în materia confidențialității, existente la Data Intrării în Vigoare, în măsura în care acestea contravin prezentei Proceduri.
Punere în practică
1.8 Prezenta Procedură va fi implementată la nivelul Tranda Styling cu respectarea termenelor menționate la Articolul 22.
Articolul 2. Scopurile în care sunt prelucrate Datele cu Caracter Personal
Scopuri comerciale legitime
2.1 Datele cu Caracter Personal vor fi colectate, utilizate sau Prelucrate în alt fel de către Tranda Styling pentru unul (sau mai multe) dintre următoarele scopuri (Scopuri Comerciale):
i. Evaluarea și acceptarea Clientului, încheierea și perfectarea contractelor cu un Client. Acest scop include Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal necesare în legătură cu evaluarea și acceptarea Clienților, inclusiv confirmarea și verificarea identității Persoanelor. Acest scop include, de asemenea, Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal în legătură cu semnarea contractelor, inclusiv prestarea de Servicii către Clienți;
ii. Dezvoltarea și îmbunătățirea produselor și/sau serviciilor. Acest scop include Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal necesare pentru dezvoltarea și îmbunătățirea produselor și/sau serviciilor Tranda Styling, a activității de cercetare și dezvoltare;
iii. Încheierea și perfectarea contractelor cu Clienți, Furnizori și Parteneri de Afaceri. Acest scop are în vedere Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal necesare pentru încheierea și perfectarea contractelor cu Clienții, Furnizorii și Partenerii de Afaceri, inclusiv activitățile de verificare impuse (ex.: pentru permiterea accesului în spațiile sau la sistemele Tranda Styling) și pentru înregistrarea și achitarea financiară a serviciilor livrate către și de către Tranda Styling;
iv. Desfășurarea procesului comercial, management intern și raportare către conducere. Acest scop include gestionarea patrimoniului societății, realizarea de audituri și verificări, analizarea și monitorizarea respectării condițiilor aplicabile relațiilor cu Clienții, Furnizorii și Partenerii de Afaceri și alte Persoane, finanțe și contabilitate, implementarea inspecțiilor comerciale, asigurarea unităților centrale de prelucrare în vederea eficientizării activităților de fuziuni, achiziții și cesionări, și Prelucrarea Datele cu Caracter Personal în vederea raportării către conducere și analiză, arhivare și asigurări, consultanță juridică sau de afaceri, și pentru prevenirea, pregătirea pentru sau soluționarea disputelor;
v. Sănătate, siguranță, securitate și integritate. Acest scop include protejarea intereselor Tranda Styling, ale Furnizorilor și ale Clienților, și activități precum cele legate de protejarea sănătății și siguranței, protejarea patrimoniului Tranda Styling și al Salariaților, autentificarea Clienților, Furnizorilor sau Partenerilor de Afaceri și a drepturilor de acces ale acestora;
vi. Respectarea legilor. Acest scop are legătură cu Prelucrarea Datele cu Caracter Personal in contextul indeplinirii unei sarcini necesare pentru respectarea unei obligații legale sau a unei recomandări sectoriale aplicabile Tranda Styling, inclusiv divulgarea Datelor cu Caracter Personal către instituții guvernamentale sau autorități de supraveghere, inclusiv autorități fiscale, în legătură cu acestea; sau
vii. Protejarea intereselor vitale ale Persoanelor. Aceasta se referă la Prelucrarea necesară pentru protejarea intereselor vitale ale unei Persoane.
Dacă există dubii cu privire la faptul că Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal se poate baza pe unul dintre Scopurile Comerciale enumerate mai sus, Ofițerul responsabil de protecția datelor va fi consultat înainte de realizarea operațiunii de Prelucrare în cauză.
Consimțământ
2.2 În situația în care nu există un Scop Comercial sau dacă legislația locală aplicabilă impune altfel, Tranda Styling va obține (de asemenea) consimțământul din partea Persoanei, necesar operațiunii de Prelucrare. În cazul în care Prelucrarea este necesară, în mod rezonabil, în legătură cu o solicitare din partea Persoanei (ex.: aceasta solicită un beneficiu), consimțământul Persoanei în cauză este implicit.
La momentul solicitării consimțământului, Tranda Styling trebuie să informeze Persoana în legătură cu cele de mai jos:
i. scopurile în care se realizează Prelucrarea pentru care este solicitat consimțământul;
ii. posibilele consecințe ale Prelucrării pentru Persoană;
iii. entitățile către care urmează a fi transferate datele;
iv. datele de identificare ale Tranda Styling și datele de contact ale Ofițerului Responsabil de protecția datelor; și
v. că Persoana este liberă să refuze sau să își retragă consimțământul în orice moment și că retragerea consimțământului nu afectează legitimitatea Prelucrării respective înainte de retragere.
Refuzul sau retragerea consimțământului
2.3 Persoana poate refuza să își dea consimțământul sau și-l poate retrage în orice moment. Retragerea consimțământului nu va afecta legitimitatea Prelucrării ce s-a realizat în baza respectivului consimțământ, înainte de retragerea acestuia.
Articolul 3. Utilizarea în alte scopuri
Utilizarea Datelor în Scopuri Secundare
3.1 În general, Datele cu Caracter Personal vor fi utilizate exclusiv în Scopurile Comerciale pentru care au fost colectate inițial (Scop Inițial). Datele cu Caracter Personal pot fi Prelucrate pentru un Scop Comercial legitim al Tranda Styling, diferit de Scopul Inițial (Scop Secundar) numai dacă Scopul Inițial și Scopul Secundar se află într-o strânsă legătură. În funcție de caracterul Datelor (ex. categorii speciale de date), și indiferent dacă utilizarea Datelor pentru Scopul Secundar ar putea conduce la consecințe negative pentru Persoană, prelucrarea pentru Scopul Secundar poate necesita adoptarea unor măsuri suplimentare, cum ar fi:
i. restricționarea accesului la Date;
ii. impunerea de cerințe suplimentare de confidențialitate;
iii. adoptarea unor măsuri de securitate suplimentare;
iv. informarea Persoanei cu privire la Scopul Secundar;
v. asigurarea posibilității de neaplicare; sau
vi. obținerea consimțământului Persoanei în conformitate cu Articolul 2.2 sau Articolul 4.3 (după caz).
Articolul 4. Scopurile pentru care sunt Prelucrate Datele Sensibile
Scopuri specifice pentru Prelucrarea Datelor Sensibile
4.1 Prezentul Articol stabilește regulile specifice pentru Prelucrarea Datelor Sensibile. Tranda Styling va Prelucra Datele Sensibile numai în măsura în care această operațiune este necesară pentru îndeplinirea Scopului Comercial aplicabil.
Următoarele categorii de Date Sensibile pot fi colectate, utilizate sau Prelucrate în alt fel pentru unul (sau mai multe) dintre scopurile enumerate mai jos:
(a) Date privind rasa sau etnia (inclusiv imagini și imagini în mișcare ale Persoanei):
(i) Tranda Styling poate prelucra fotografii (ex.: o copie a unei cărți de identitate ce conține o fotografie) și imagini video în vederea protejării patrimoniului Tranda Styling și al Salariaților, pentru acces în sedii și din motive de securitate;
(ii) pentru evaluarea și acceptarea Clienților, inclusiv identificarea și legitimarea Clienților (inclusiv confirmarea și verificarea identității Persoanelor respective);
(iii) pentru evaluarea și verificarea Furnizorilor sau a Partenerilor de Afaceri și pentru drepturi de acces; și
(iv) pentru verificarea și confirmarea consultanței oferite de Tranda Styling Persoanelor (ex.: atunci când Persoanele participă la video conferințe ce sunt înregistrate).
(b) Date penale (inclusiv date referitoare la conduita penală, evidențe sau proceduri penale în legătură cu conduita penală sau contravenientă):
(i) pentru evaluarea și acceptarea Clienților, Furnizorilor și Partenerilor de Afaceri, inclusiv identificarea și legitimarea Clienților (inclusiv confirmarea și verificarea identității Persoanelor respective);
(ii) pentru semnarea unui contract cu Clienții; și în plus
(iii) pentru protejarea intereselor Tranda Styling, ale Salariaților și Clienților acesteia.
(c) Religie sau convingeri:
(i) pentru respectarea cerințelor nutriționale sau a sărbătorilor religioase, ex.: în cadrul evenimentelor organizate de Tranda Styling.
Scopuri generale pentru Prelucrarea Datelor Sensibile
4.2 În plus față de scopurile specifice menționate mai sus în Articolul 4.1, toate categoriile de Date Sensibile pot fi prelucrate în una (sau mai multe)ntre următoarele cazuri:
i. după cum este necesar sau permis pentru realizarea sarcinilor desfășurate în vederea respectării obligației legale sau a recomandărilor sectoriale aplicabile Tranda Styling;
ii. în conformitate cu legislația aplicabilă;
iii. în vederea stabilirii, exercitării sau susținerii unei pretenții sau acțiuni în justiție;
iv. pentru protejarea unui interes vital al unei Persoane, dar numai în situațiile în care este imposibilă obținerea consimțământului Persoanei, în prealabil;
v. în măsura în care este necesar pentru respectarea unei obligații prevăzute în dreptul public internațional (ex.: tratate);
vi. în situația în care Datele Sensibile au fost făcute publice, în mod evident, de către Persoană; sau
vii. în măsura în care acest lucru este necesar din motive ce țin în mod semnificativ de interesul public.
Consimțământul și refuzul sau retragerea acestuia
4.3 În plus față de scopurile specifice enumerate în Articolul 4.1, și de scopurile generale enumerate în Articolul 4.2, toate categoriile de Date Sensibile pot fi Prelucrate cu condiția ca Persoana să își fi exprimat consimțământul explicit pentru Prelucrarea acestora. În situația în care se aplică unul dintre scopurile enumerate în Articolele 4.1 și 4.2, Tranda Styling va solicita consimțământul, în plus, atunci când acesta este impus prin cadrul normativ local aplicabil. Cerințele privind informațiile prevăzute în Articolul 2.2 și Articolul 2.3 se aplică în legătură cu acordarea, refuzul sau retragerea consimțământului.
Autorizarea prealabilă din partea Ofițerului responsabil de protecția datelor
4.4 Atunci când Datele Sensibile sunt Prelucrate în baza unei cerințe legislative diferite de cadrul normativ aplicabil, pentru Prelucrare va fi necesară autorizarea prealabilă din partea Ofițerului responsabil de protecția datelor.
Utilizarea Datelor Sensibile în Scopuri Secundare
4.5 Datele Sensibile ale Persoanelor pot fi Prelucrate în Scopuri Secundare în conformitate cu Articolul 3.
Articolul 5. Cantitatea și calitatea Datelor
Interzicerea Prelucrării Datelor în exces
5.1 Tranda Styling va restricționa Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal la Datele ce sunt corespunzătoare și pertinente, în mod rezonabil, pentru Scopurile Comerciale respective. Tranda Styling va întreprinde demersurile rezonabile pentru ștergerea Datelor cu Caracter Personal ce nu sunt necesare în Scopurile Comerciale aplicabile.
Termen de păstrare
5.2 Tranda Styling va păstra, în general, Datele cu Caracter Personal numai pentru perioada necesară pentru a servi Scopului Comercial aplicabil, în măsura în care acest lucru este necesar, în mod rezonabil, pentru a se încadra în cerințele normative aplicabile, sau după cum este recomandabil în vederea unei prescripții aplicabile. Tranda Styling poate specifica (ex.: printr-o sub-politică, notificare sau grafic de păstrare a evidențelor) un termen pentru care pot fi păstrate anumite categorii de Date cu Caracter Personal.
Imediat după încheierea perioadei de păstrare aplicabile, sau la recomandarea Ofițerului responsabil cu protecția datelor, persoana responsabilă din cadrul Tranda Styling va dispune ca Datele să fie:
i. șterse sau distruse prin metode sigure;
ii. anonimizate; sau
iii. transferate într-o Arhivă (dacă acest lucru nu este interzis prin lege sau printr-un grafic de păstrare a evidențelor aplicabil).
Calitatea Datelor
5.3 Datele cu Caracter Personal ar trebui să fie corecte, complete și menținute la zi, în măsura în care acest lucru este necesar, în mod rezonabil, în Scopul Comercial aplicabil.
Asigurarea protecției datelor începând cu momentul conceperii („Privacy by Design”)
5.4 Tranda Styling va întreprinde toate măsurile tehnice și organizaționale rezonabile, din punct de vedere comercial, pentru a asigura că cerințele prevăzute în prezentul Articol 5 sunt integrate la momentul proiectării noilor sisteme și al conceperii noilor procese prin care sunt Prelucrate Datele cu Caracter Personal.
Date corecte, complete și actualizate
5.5 Persoanele au responsabilitatea de a se asigura că propriile Date cu Caracter Personal, după cum sunt cele păstrate de Tranda Styling, sunt corecte, complete și la zi. Persoanele vor informa Tranda Styling în legătură cu orice modificări, în conformitate cu Articolul 7.
Articolul 6. Cerințe de informare a Persoanei
Cerințe de informare
6.1 Tranda Styling va informa Persoanele prin intermediul unei politici de confidențialitate sau al unei notificări cu privire la următoarele informații, cu excepția situației în care Persoana deține deja informațiile respective:
(a) Scopurile Comerciale (inclusiv Scopurile Secundare) în care sunt Prelucrate Datele acestora;
(b) datele de contact ale Ofițerului Responsabil de protecția datelor;
(c) categoriile de Terți cărora le sunt divulgate Datele (dacă este cazul) dacă vreun Terț se află într-o țară din afara SEE, Terț sau țară care nu sunt acoperite printr-o decizie privind caracterul adecvat de protecție; și
(d) alte informații relevante, de ex.:
(i) natura și categoriile de Date Prelucrate;
(ii) perioada pentru care vor fi păstrate Datele sau (dacă acest lucru nu este posibil) criteriile ce stau la baza stabilirii perioadei respective;
(iii) o prezentare generală a drepturilor Persoanelor, în conformitate cu prezenta Procedură și modalitatea de exercitare a acestora;
(iv) dacă este cazul, existența unui proces decizional automat menționat în Articolul 10.1, precum și informații pertinente cu privire la mecanismul logic implicat și posibilele consecințe negative ale acestuia pentru Persoană;
(v) sursa Datelor (în cazurile în care Datele cu Caracter Personal nu au fost obținute de la Persoană), inclusiv dacă Datele cu Caracter Personal provin dintr-o sursă publică.
Datele cu Caracter Personal nu au fost obținute de la Persoană
6.2 Dacă Datele cu Caracter Personal nu au fost obținute direct de la Persoană, Tranda Styling va furniza Persoanei informațiile prevăzute în Articolul 6.1, mai puțin atunci când Persoana deține deja informațiile respective:
i. la momentul înregistrării Datelor cu Caracter Personal într-o bază de date a Tranda Styling; sau
ii. la momentul la care Datele cu Caracter Personal sunt utilizate pentru transmiterea de corespondență prin poștă, cu condiția ca respectiva transmitere să se realizeze în termen de șase luni de la momentul la care Datele cu Caracter Personal au fost înregistrate într-o bază de date a Tranda Styling.
Excepții
6.3 Se poate renunța la cerințele din Articolul 6.2 atunci când:
i. furnizarea informațiilor către Persoane nu este posibilă sau ar presupune un efort disproporționat; sau
ii. necesită costuri disproporționate.
Aceste excepții față de cerințele de mai sus sunt considerate Interese Prevalente.
Articolul 7. Drepturile Persoanelor de acces, rectificare și ștergere
Drepturile Persoanelor
7.1 Fiecare Persoană are dreptul de a solicita o copie a propriilor Date cu Caracter Personal Prelucrate de către sau în numele Tranda Styling dar și, dacă este posibil, în mod rezonabil, următoarele informații: categoriile de Date vizate, informațiile disponibile cu privire la sursa acestora, Scopurile Comerciale ale Prelucrării, perioadele de păstrare (sau criteriile de stabilire ale perioadelor respective), categoriile de Terți destinatari ai Datelor cu Caracter Personal respective, inclusiv dacă Terțul în cauză este situat într-o țară din afara SEE și dacă Terțul sau țara respectivă sunt acoperite printr-o Decizie privind caracterul adecvat, și existența unui proces decizional automat menționat în Articolul 10.1, precum și informații pertinente referitoare la mecanismul logic aplicat și posibilele consecințe negative ale acestuia pentru Persoană.
În situația în care Datele cu Caracter Personal sunt incorecte, incomplete sau nu sunt Prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă sau cu prezenta Procedură, Persoana are dreptul de a solicita rectificarea, ștergerea Datelor sau restricționarea Prelucrării acestora (după caz).
În plus, Persoana are dreptul de a formula obiecțiuni față de:
i. Prelucrarea Datelor sale în baza unor motive legate de situația sa concretă, cu excepția cazului în care Tranda Styling poate demonstra un interes legitim prevalent pentru Prelucrarea respectivă;
Persoana are dreptul (la liberă alegere) de a primi o copie a Datelor pe care le-a furnizat, într-un format structurat, care să poată fi citit pe un dispozitiv uzual.
Procedura de acces
7.2 Persoana ar trebui să transmită solicitarea către persoana de contact sau punctul de contact specificat în declarația sau notificarea de confidențialitate aplicabile. În cazul în care nu este specificată nicio persoană de contact sau punct de contact.
Înainte de a da curs solicitării Persoanei, Tranda Styling poate solicita acesteia:
i. să indice categoriile de Date cu Caracter Personal la care solicită acces;
ii. să specifice, în măsura în care acest lucru este posibil, în mod rezonabil, sistemul de date în care vor fi probabil păstrate Datele;
iii. să specifice condițiile în care Tranda Styling a obținut Datele cu Caracter Personal;
iv. să facă dovada propriei identității în cazul în care Tranda Styling are îndoieli rezonabile cu privire la această identitate, sau să furnizeze informații suplimentare pentru a permite identificarea;
v. să achite o taxă pentru a compensa Tranda Styling cu privire la cheltuielile rezonabile ocazionate de îndeplinirea solicitării, cu condiția ca Tranda Styling să poată demonstra, în mod rezonabil, că solicitarea este evident nefondată sau excesivă, ex.: din cauza caracterului repetitiv al acesteia; și
vi. în situația unei solicitări de rectificare, ștergere, sau blocare, să indice motivele pentru care Datele cu Caracter Personal sunt incorecte, incomplete sau nu sunt Prelucrate în conformitate cu legislația aplicabilă sau cu prezenta Procedură.
Termen de răspuns
7.3 În termen de patru săptămâni de la primirea solicitării, de către Tranda Styling, persoana de contact, punctul de contact, sau Ofițerul responsabil de protecția datelor va informa Persoana în scris sau în format digital fie (i) în legătură cu poziția Tranda Styling față de solicitare și cu orice demersuri pe care Tranda Styling le-a întreprins sau urmează a le întreprinde drept răspuns, fie (ii) cu privire la ultima dată la care aceasta va fi informată în legătură cu poziția Tranda Styling și motivul întârzierii, dacă care nu va fi la mai mult de opt săptămâni de la transmiterea comunicării către Persoană.
Respingerea solicitărilor
7.4 Tranda Styling poate respinge solicitarea unei Persoane în cazul în care:
i. solicitarea nu s-a încadrat în cerințele Articolelor 7.1 și 7.2;
ii. solicitarea nu este suficient de concretă;
iii. identitatea Persoanei relevante nu poate fi stabilită prin mijloace rezonabile, inclusiv informațiile suplimentare furnizate de către Persoană;
iv. Tranda Styling poate demonstra, în mod rezonabil, că solicitarea este evident nefondată sau excesivă, de ex.: prin prisma caracterului său repetitiv. Un interval de șase luni sau mai puțin între solicitări sau mai de va fi considerat, în general, nerezonabil; sau
v. solicitarea încalcă drepturile altor persoane.
Absența solicitării de a Prelucra informațiile de identificare
7.5 Tranda Styling nu este obligată să Prelucreze informații suplimentare pentru a putea identifica Persoana, în scopul exclusiv de a facilita drepturile Persoanei, în conformitate cu prezentul Articol 7.
Articolul 8. Cerințe de securitate și confidențialitate
Securitatea datelor
8.1 Tranda Styling va lua măsurile tehnice, fizice și organizaționale rezonabile, din punct de vedere comercial pentru protejarea Datelor cu Caracter Personal împotriva distrugerii, pierderii, modificării, divulgării, dobândirii sau accesului abuziv sau accidental, ilegal sau neautorizat.
Accesul personalului
8.2 Membrii personalului vor fi autorizați să acceseze Datele cu Caracter Personal numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru a servi Scopului Comercial respectiv și pentru desfășurarea activității.
Obligații de confidențialitate
8.3 Angajații care accesează Datele cu Caracter Personal trebuie să se supună condițiilor de confidențialitate aplicabile.
Securitatea Datelor. Cerințe privind notificarea încălcării securității
8.4 Tranda Styling va notifica Persoana cu privire la Încălcarea Securității Datelor, în conformitate cu Procedura privind Incidentele de Securitate, într-un termen rezonabil după sesizarea respectivei încălcări, cu excepția cazului în care orice autoritate de aplicare a legii sau autoritate de supraveghere stabilește că notificarea ar interfera cu o anchetă (penală) sau ar prejudicia securitate națională. În acest caz, notificarea va fi întârziată conform dispozițiilor autorității în cauză. Tranda Styling va răspunde imediat solicitărilor Persoanelor în legătură cu respectiva Încălcare a Securității Datelor.
Articolul 9. Transferul Datelor cu Caracter Personal către Terți
Transferul către Terți
9.1 Prezentul Articol stabilește cerințe cu privire la transferul Datelor cu Caracter Personal de la Tranda Styling către un Terț. Facem mențiunea că un transfer de Date cu Caracter Personal include situațiile în care Tranda Styling dezvăluie Datele cu Caracter Personal către Terți sau în cazul în care Tranda Styling oferă unui Terț acces de la distanță la Datele cu Caracter Personal.
Terți împuterniciți de către Operator și Operatori Terți
9.2 Există două categorii de Terți:
i. Terți împuterniciți de către Operator: aceștia reprezintă Terții care Prelucrează Datele cu Caracter Personal exclusiv în numele Tranda Styling și la instrucțiunile acesteia (ex.: Terți care Prelucrează înregistrările online efectuate de către Clienți);
ii. Operatori Terți: aceștia reprezintă Terții care Prelucrează Datele cu Caracter Personal și stabilesc scopul și mijloacele de Prelucrare (ex.: Parteneri de Afaceri care furnizează direct propriile bunuri sau servicii Clienților).
Transfer exclusiv în Scopurile Comerciale aplicabile
9.3 Tranda Styling va transfera Datele cu Caracter Personal către un Terț în măsura în care acest lucru este necesar pentru a îndeplini Scopul Comercial Aplicabil (inclusiv Scopurile Secundare prevăzute prin Articolul 3 sau scopurile în care Persoana și-a acordat consimțământul în conformitate cu Articolul 2).
Garanțiile Operatorilor Terți
9.4 Operatorii Terți (alții decât agențiile guvernamentale) pot Prelucra Datele cu Caracter Personal numai dacă au încheiat un contract cu Tranda Styling. În contract, Tranda Styling va încerca să protejeze prin mecanisme contractuale interesele Persoanelor, din perspectiva protecției datelor cu caracter personal, atunci când Datele cu Caracter Personal sunt transferate către Operatori Terți. Toate aceste contracte vor fi redactate după consultări cu Ofițerul responsabil de protecția datelor. Datele de contact profesional ale Persoanelor pot fi transferate către un Operator Terț fără protecții, dacă există așteptarea rezonabilă că respectivele Date de Contact ale Persoanelor urmează să fie transferate în cadrul desfășurării contractului aplicabil, iar transferul are loc pe către o entitate situată pe teritoriul SEE.
Contracte cu Terți împuterniciți de Operator
9.5 Terții împuterniciți de către Operator pot Prelucra Datele cu Caracter Personal numai dacă au încheiat în mod valabil un contract în format scriptic sau electronic cu Tranda Styling (Contractul persoanei împuternicite de Operator). Contractul cu un Terț împuternicit de Operator va include următoarele dispoziții:
i. Terțul împuternicit de către Operator va Prelucra Datele cu Caracter Personal exclusiv în conformitate cu instrucțiunile Tranda Styling, inclusiv în ceea ce privește transferurile de Date cu Caracter Personal către orice Terț împuternicit de Operator aflat într-o țară din afara SEE, respectivul Terț împuternicit de Operator sau respectiva țară nefiind acoperiți printr-o Decizie privind caracterul adecvat, cu excepția situației în care Terțul împuternicit de Operator are obligația de a proceda astfel în conformitate cu dispozițiile obligatorii aplicabile Terțului împuternicit de Operator și în scopurile autorizate de Tranda Styling;
ii. Terțul împuternicit de Operator va păstra confidențialitatea Datelor cu Caracter Personal;
iii. Terțul împuternicit de Operator va întreprinde măsurile tehnice, fizice și de securitate organizațională corespunzătoare pentru protejarea Datelor cu Caracter Personal;
iv. Terțul împuternicit de Operator va permite subcontractanților să Prelucreze Datele cu Caracter Personal în legătură cu obligațiile pe care le are față de Tranda Styling (a) numai după obținerea acordului prealabil concret sau generic al Tranda Styling și (b) numai în temeiul unui contract încheiat în mod valabil în format scriptic sau electronic cu subcontractantul, ce cuprinde condiții de Prelucrare legate de protecția datelor similare cu cele impuse Terțului împuternicit de Operator prin Contractul persoanei împuternicite de Operator, și cu condiția ca Terțului împuternicit de Operator să-i fie în continuare atrasă răspunderea față de Tranda Styling pentru prestația subcontractantului cu respectarea clauzelor Contractului persoanei împuternicite de Operator;
v. Tranda Styling are dreptul de a analiza măsurile de securitate adoptate de către Terțul împuternicit de Operator, iar Terțul împuternicit de Operator va pune la dispoziție propriile facilități relevante de prelucrare a datelor pentru realizarea de audituri și verificări de către Tranda Styling, de către un Terț în numele Tranda Styling sau de către orice autoritate guvernamentală relevantă;
vi. Terțul împuternicit de Operator va informa fără întârziere Tranda Styling cu privire la orice Încălcare efectivă sau suspectată a Securității Datelor ce are legătură cu Datele cu Caracter Personal; și
vii. Terțul împuternicit de Operator se va ocupa cu promptitudine și în mod corespunzător de (a) solicitările Tranda Styling legate de Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal; și (b) solicitările de asistență din partea Tranda Styling, după cum este necesar, în mod rezonabil, pentru a asigura că Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal se realizează în conformitate cu legislația aplicabilă; și
viii. la încheierea Contractului persoanei împuternicite de Operator, Terțul împuternicit de Operator va returna Datele cu Caracter Personal și copii ale acestora, la libera alegere a Tranda Styling, către Tranda Styling sau va șterge în mod sigur Datele respective cu Caracter Personal, cu excepția situației în care Contractul persoanei împuternicite sau legislația aplicabilă prevăd altfel.
Transferul Datelor către Terți situați în afara SEE și care nu sunt acoperiți printr-o Decizie privind caracterul adecvat
9.6 Prezentul Articol stabilește norme suplimentare pentru Datele cu Caracter Personal ce sunt transferate către un Terț care se află într-o țară în afara SEE, Terț sau țară care nu sunt acoperite printr-o Decizie privind caracterul adecvat.
Datele cu Caracter Personal pot fi transferate către un asemenea Terț numai în situația în care:
i. transferul este necesar pentru derularea unui contract cu Persoana, pentru administrarea unui contract cu Persoana sau pentru întreprinderea demersurilor necesare la solicitarea Persoanei, înainte de încheierea unui contract, ex.: pentru obținerea unei opinii medicale secundare;
ii. a fost încheiat un contract între Tranda Styling și Terțul respectiv, prin care Terțului (a) îi sunt opozabile condițiile cuprinse în prezenta Procedură; sau (b) asigură protecții la un nivel similar de protecție cu cel prevăzut prin prezenta Procedură; contractul va respecta orice cerințe de model de contract prevăzut prin cadrul normativ aplicabil (dacă există);
iii. transferul este necesar pentru încheierea sau derularea unui contract încheiat în interesul Persoanei între Tranda Styling și un Terț;
iv. Terțul a fost certificat printr-un program ce este recunoscut prin cadrul normativ local aplicabil ca asigurând un nivel „adecvat” de protecția datelor;
v. Terțul a implementat Reguli Corporative Obligatorii sau un mecanism similar de control al transferului, care asigură protecții adecvate în conformitate cu legislația aplicabilă;
vi. transferul este necesar pentru protejarea intereselor vitale ale Persoanei;
vii. transferul este necesar pentru formularea, exercitarea sau susținerea unei pretenții în instanță;
viii. transferul este necesar pentru satisfacerea unei nevoi urgente de protejare a intereselor publice ale unei societăți democratice; sau
ix. transferul este necesar pentru îndeplinirea unei sarcini efectuate în vederea respectării unei obligații legale sau a unei recomandări sectoriale aplicabile Tranda Styling; sau
x. transferul este necesar pentru îndeplinirea unui Scop Comercial al Tranda Styling, cu condiția ca transferul să nu fie repetitiv, să includă doar un număr limitat de Persoane și interesele Persoanelor afectate să nu prevaleze în defavoarea Scopului Comercial pentru care este realizat transferul.
Consimțământul pentru transfer
9.7 În cazul în care nu este îndeplinită niciuna dintre condițiile prevăzute la Articolul 9.6, Tranda Styling va obține consimțământul din partea Persoanei pentru transferul către un Terț aflat într-un teritoriu din afara SEE, Terțul sau țara respectivă nefiind acoperite printr-o Decizie privind caracterul adecvat.
Înainte de a solicita consimțământul, Persoanei îi vor fi furnizate următoarele informații:
i. scopul transferului;
ii. datele de identificare ale Tranda Styling și datele de contact ale Ofițerului responsabil de protecția datelor;
iii. identitatea sau categoriile de Terți către care vor fi transferate Datele;
iv. categoriile de Date ce vor fi transferate;
v. țara către care vor fi transferate Datele; și
vi. faptul că Datele vor fi transferate către un Terț situat într-o țară din afara SEE, Terțul sau țara respective nefiind acoperite printr-o Decizie privind caracterul adecvat.
Cerințele cuprinse în Articolele 2.2 și 2.3 se aplică pentru solicitarea, refuzul sau retragerea consimțământului.
Articolul 10. Interese Legitime
Interese Legitime
10.1. Obligațiile Tranda Styling sau drepturile Persoanelor, după cum sunt acestea prevăzute în Articolele 10.2 și 10.3 pot fi depășite dacă, în funcție de împrejurări specifice, există o nevoie urgentă ce prevalează asupra intereselor Persoanei (Interes Legitim). Un Interes Legitim există în cazul în care există o nevoie de:
(a) a proteja interesele comerciale legitime ale Tranda Styling, inclusiv
(i) sănătatea, securitatea sau siguranța Salariaților sau a Persoanelor;
(ii) drepturile de proprietate intelectuală, secretele comerciale sau reputația Tranda Styling;
(iii) continuitatea activității comerciale desfășurate de Tranda Styling;
(iv) menținerea confidențialității în cadrul unei propuneri de vânzare, fuziune sau achiziție a activității; sau
(v) implicarea unor consilieri sau consultanți de încredere în scopuri comerciale, juridice, fiscale, sau de asigurare;
(b) a preveni sau a cerceta (inclusiv în colaborarea cu autoritățile) situații de încălcare efectivă sau suspectată a legii, încălcarea condițiilor contractuale, sau nerespectarea unor politici și proceduri ale Tranda Styling; sau
(c) a proteja sau susține în alt fel drepturile sau libertățile Tranda Styling, ale Angajaților acesteia sau alte persoane.
Excepții în situația existenței unor Interese Prevalente
10.2. În situația în care există un Interes Legitim, una sau mai multe dintre următoarele obligații ale Tranda Styling sau drepturi ale Persoanei pot fi minimalizate:
(a) Articolul 3.1 (cerința de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal în scopuri apropiate);
(b) Articolele 6.1 și 6.2 (informații transmise Persoanelor, Datele cu Caracter Personal care nu sunt obținute de la Persoane);
(c) Articolul 7 (drepturile Persoanelor);
(d) Articolele 8.2 și 8.3 (restricții de acces pentru Personal și cerințe de confidențialitate); și
(e) Articolele 9.4, 9.5 și 9.6(ii) (contracte cu Terți).
Date Sensibile
10.3. Cerințele cuprinse în Articolele 4.1 și 4.2 (Date Sensibile) pot fi trecute cu vederea numai pentru Interesele Legitime prevăzute în Articolul 10.1 (a)(i), 10.1 (a)(ii), 10.1 (a)(iii), 10.1 (a)(v), 10.1(b) și 10.1(c).
Informarea Persoanei
10.4. La solicitarea Persoanei, Tranda Styling va informa Persoana cu privire la Interesul Prevalent pentru care au fost trecute cu vederea obligațiile Tranda Styling sau drepturile Persoanei, cu excepția cazului în care Interesul Legitim concret nu necesită derogarea de la cerințele cuprinse în Articolele 6.1 sau 7.1, caz în care solicitarea va fi respinsă.
Articolul 11. Supraveghere și conformitate
Ofițerul responsabil de protecția datelor
11.1. Tranda Styling va desemna un Ofițer responsabil de protecția datelor, care instruiește și consiliază conducerea companiei, cât și angajații, cu privire la obligațiile lor privind protecția datelor. El asigură stabilirea de măsuri pentru monitorizarea respectării dispozițiilor de protecție a datelor cât și strategiile pentru protecția datelor cu caracter personal, inclusiv sensibilizarea și instruirea angajaților.
11.2. Ofițerul responsabil de protecția datelor asistă Tranda Styling prin consiliere, este implicat din timp în toate problemele de protecție a datelor relevante, și este sprijinit atât de conducerea Tranda Styling cât și de angajați la îndeplinirea sarcinilor sale. Ofițerul responsabil de protecția datelor raportează direct conducerii Tranda Styling.
11.3. De asemenea, Ofițerul responsabil de protecția datelor raportează anual conducerii Tranda Styling cu privire la verificările realizate, reclamații și eventual cu privire la deficiențele din cadrul organizației ce mai trebuie înlăturate, în cadrul unui raport de activitate.
11.4. Ofițerul responsabil de protecția datelor are următoarele îndatoriri:
a. transmiterea de rapoarte anuale privind protecția datelor, după caz, către conducerea Tranda Styling în legătură cu aspecte privind riscurile și respectarea clauzelor de protecția datelor;
b. coordonarea, în colaborare cu persoana desemnată din cadrul Tranda Styling drept coordonator al activităților privind protecția datelor, și cu persoanele responsabile de prelucrări din cadrul Tranda Styling, activității de răspuns în cadrul unor verificări sau solicitări oficiale cu privire Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal din partea Persoanelor sau a unei autorități guvernamentale;
c. soluționarea conflictelor dintre prezenta Procedură și legislația aplicabilă;
d. aprobarea transferurilor de date, dacă este cazul;
e. monitorizarea performanțelor și verificarea periodică a Evaluării Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA), la cererea Tranda Styling, înainte de punerea în aplicare a unui nou sistem sau a unui proces comercial ce presupune Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal;
f. monitorizarea activităților de documentare, notificare și comunicare cu privire al Încălcarea Securității Datelor;
g. hotărârea cu privire la reclamațiile prevăzute în Articolul 15; și crearea și menținerea unui cadru pentru:
(i) redactarea, implementarea și actualizarea politicilor și procedurilor locale în materia protecției datelor;
(ii) menținerea, actualizarea și publicarea prezentei Proceduri și a sub-politicilor aferente;
(iii) elaborarea, păstrarea și actualizarea informațiilor referitoare la structura și funcționarea tuturor sistemelor care prelucrează date cu caracter personal (în conformitate cu Articolul 12);
(iv) elaborarea, implementarea și actualizarea programelor relevante de instruire și creșterea gradului de conștientizare în domeniul protecției datelor;
(v) monitorizarea, verificarea și raportarea privind respectarea prezentei Proceduri către conducerea Tranda Styling;
(vi) colectarea, anchetarea și soluționarea cererilor, sesizărilor și reclamațiilor privind protecția datelor; și
(vii) stabilirea și actualizarea măsurilor/sancțiunilor adecvate pentru încălcarea prezentei Proceduri (ex.: standarde disciplinare);
h. colectarea de informații pentru identificarea operațiunilor de prelucrare desfășurate de Tranda Styling si verificarea conformitatii acestor operatiuni;
i. menținerea și actualizarea evidențelor de prelucrare, pe baza informațiilor furnizate de Tranda Styling;
j. revizuirea contractelor încheiate între Tranda Styling și terți, in ceea ce priveste clauzele referitoare la protectia datelor cu caracter personal;
k. identificarea modificărilor legislative apărute în domeniul protecției datelor si informarea Tranda Styling cu privire la modificările relevante;
l. revizuirea/actualizarea politicilor și procedurilor de protecție a datelor ale Tranda Styling;
m. monitorizarea respectării politicilor de protecție a datelor ale Tranda Styling sau ale persoanelor împuternicite;
n. intreprinderea anuala si, la cerere, ori de cate ori este necesar, a actiunilor de formare a personalului implicat in operatiunile de prelucrare.
Articolul 12. Politici și proceduri
Politici și proceduri
12.1. Tranda Styling va elabora și va implementa politicile și procedurile necesare pentru a respecta prezenta Procedură.
Informații de sistem
12.2. Tranda Styling va păstra informații ușor accesibile în legătură cu structura și funcționarea tuturor sistemelor și proceselor care Prelucrează Datele cu Caracter Personal (ex.: inventar al sistemelor și proceselor, Evaluarea impactului asupra protecției datelor).
Evaluarea impactului asupra protecției datelor
12.3. Tranda Styling va menține o procedură pentru realizarea și documentarea unei evaluări prealabile a impactului ce ar putea rezulta din prelucrare asupra protecției Datelor cu Caracter Personal, în cazul în care o asemenea Prelucrare ar putea conduce la riscuri însemnate pentru drepturile și interesele Persoanelor, în special atunci când sunt utilizate tehnologii noi.
Articolul 13. Instruire
Instruirea personalului
13.1. Tranda Styling va asigura instruire cu privire la prezenta Procedură și la obligațiile de confidențialitate aferente pentru membrii Personalului care au acces la Datele cu Caracter Personal.
Articolul 14. Conformitatea activității de monitorizare și audit
Audituri
14.1. Ofițerul Responsabil de protecție a datelor poate efectua verificări cu privire la procesele și procedurile comerciale ce presupun Prelucrarea Datele cu Caracter Personal în vederea conformării la prezenta Procedură. Auditurile vor fi realizate în timpul activităților curente de audit sau la solicitarea conducerii Tranda Styling. Conducerea Tranda Styling poate solicita efectuarea unui audit în conformitate cu prezentul Articol 14.1 de către un auditor extern. În efectuarea auditului, vor fi respectate standardele profesionale de independență, integritate și confidențialitate. Conducerea Tranda Styling și Ofițerul responsabil de protecția datelor implicați vor fi informați cu privire la rezultatele auditurilor. Încălcările raportate ale Procedurii vor fi raportate către conducerea Tranda Styling și către Ofițerul responsabil de protecția datelor. O copie a rezultatelor auditului va fi transmisă către autoritatea de supraveghere, la cerere.
Raportul anual privind protecția datelor
14.2. Ofițerul responsabil de protecția datelor va implementa procesele corespunzătoare pentru a monitoriza conformitatea cu prezenta Procedură și pentru elaborarea unui raport anual privind protecția Datelor cu Caracter Personal ce va fi transmis către conducerea Tranda Styling, cu respectarea prezentei Proceduri. Persoana responsabilă din cadrul Tranda Styling va transmite informații relevante pentru raport către Ofițerul responsabil de protecția datelor.
Măsuri atenuante
14.3. Tranda Styling va asigura, dacă se dispune acest lucru, luarea măsurilor adecvate pentru soluționarea încălcărilor față de prezenta Procedură, identificate în procesul de monitorizare sau auditare a conformității, în conformitate cu prezentul Articol 14.
Articolul 15. Procedura pentru reclamații
Reclamații
15.1. Persoanele pot depune o reclamație în legătură cu respectare prezentei Proceduri sau cu încălcarea drepturilor de care beneficiază în conformitate cu legislația aplicabilă:
i. în conformitate cu procedura aplicabilă pentru reclamații cuprinsă în contract; sau
ii. la Ofițerul responsabil de protecția datelor.
Ofițerul responsabil de protecția datelor va:
i. deschide ancheta; și
ii. după caz, va oferi consiliere Agrama cu privire la măsurile adecvate pentru conformitate și va monitoriza, până la finalizare, etapele elaborate pentru realizarea conformității.
Ofițerul responsabil de protecția datelor se poate consulta cu orice autoritate guvernamentală ce deține competență într-o anumită chestiune cu privire la măsurile ce trebuie luate.
Transmiterea răspunsului către Persoană
15.2. În termen de patru săptămâni de la primirea unei reclamații de către Tranda Styling, Ofițerul responsabil de protecția datelor va informa Persoana în scris fie (i) cu privire la poziția Tranda Styling în ceea ce privește reclamația și la orice demers care a fost sau urmează a fi întreprins de Tranda Styling drept răspuns, fie (ii) în legătură cu momentul la care va fi informată cu privire la poziția Tranda Styling, moment care nu va fi mai târziu de douăsprezece săptămâni de la data respectivă.
Articolul 16. Aspecte juridice
Procedura pentru reclamații
16.1. Persoanele sunt încurajate să parcurgă, în primul rând, procedura pentru reclamații descrisă în Articolul 15 din prezenta Procedură, înainte de a depune o reclamație sau o solicitare la autoritatea de supraveghere sau la instanțele abilitate.
Lege și jurisdicție locală
16.2. Drepturile cuprinse în prezentul Articol sunt suplimentare față de și nu vor aduce niciun fel de atingere altor drepturi sau remedii de care oricare parte ar putea beneficia în temeiul legii.
În situația încălcării prezentei Proceduri, Persoana poate, la libera sa alegere, depune o reclamație sau o cerere numai la următoarele autorități de supraveghere sau instanțe (după caz):
i. în țara SEE de unde începe transferul Datelor;
ii. în țara SEE a cărei rezidentă este Persoana, împotriva Tranda Styling.
Autoritățile de supraveghere și instanțele vor aplica în litigii propriul drept material și procedural. Alegerea autorității de supraveghere/ instanței competente nu va afecta drepturile materiale sau procedurale de care ar putea dispune Persoana, în conformitate cu legislația aplicabilă.
Dreptul de a solicita daune directe
16.3. În situația în care o Persoană formulează o cerere în conformitate cu Articolul 16.2, Persoana respectivă va avea dreptul la despăgubire, în măsura prevăzută prin legea SEE aplicabilă, pentru prejudiciul suferit de o Persoană, ce rezultă dintr-o încălcare a prezentei Proceduri.
Sarcina probei în legătură cu solicitarea de daune
16.4. În situația în care o Persoană formulează o solicitare de daune în conformitate cu Articolul 16.2, Persoana va purta responsabilitatea de a demonstra că a suferit un prejudiciu efectiv și de a stabili faptele care să arate că este plauzibil ca prejudiciul să fi apărut ca urmare a unei încălcări a prezentei Proceduri. Apoi, va intra în sarcina Tranda Styling obligația de a demonstra că prejudiciile suferite de Persoană ca urmare a încălcării prezentei Proceduri nu sunt imputabile Tranda Styling.
Consiliere din partea autorității de supraveghere principale
16.5. Tranda Styling va respecta recomandările primite din partea autorității de supraveghere competente, în conformitate cu Articolul 16.2, emise în legătură cu interpretarea și aplicarea prezentei Proceduri.
Măsuri de ameliorare
16.6. Tranda Styling va asigura că sunt întreprinse demersuri adecvate pentru soluționarea încălcărilor prezentei Proceduri de către personalul Tranda Styling.
Legea aplicabilă prezentei Proceduri
16.7. Prezenta Procedură va fi guvernată și interpretată în conformitate cu legislația din România.
Articolul 17. Sancțiuni pentru situații de neconformitate
Neconformitate
17.1. Nerespectarea prezentei Proceduri de către Salariați ar putea conduce la aplicarea de măsuri, în conformitate cu legislația locală aplicabilă, care pot include încetarea raporturilor de muncă.
Articolul 18. Neconcordanțe între Procedură și Legea Locală Aplicabilă
Conflictul de legi la transferul Datelor
18.1. În situația în care o solicitare legală de transfer al Datelor cu Caracter Personal contravine legilor din Statele Membre SEE sau legislației din Elveția, pentru transfer va fi necesară aprobarea prealabilă a Ofițerul responsabil de protecția datelor. Ofițerul responsabil de protecția datelor poate solicita consultanță din partea unei autorități de supraveghere competente.
Discrepanțe între Procedură și lege
18.2. În toate celelalte situații, dacă există discrepanțe între cadrul normativ legal aplicabil și Procedură, persoana responsabilă din cadrul Tranda Styling se va consulta cu Ofițerul de protecția datelor pentru a stabili modalitatea de respectare a prezentei Proceduri și pentru a elimina discrepanțele existente, în măsura în care aceasta este posibilă, în mod rezonabil, prin prisma cerințelor legale aplicabile Tranda Styling.
Noi cerințe legale conflictuale
18.3. Ofițerul responsabil de protecția datelor va informa fără întârziere Tranda Styling cu privire la orice nouă cerință legislativă care ar putea afecta posibilitatea Tranda Styling de a respecta prezenta Procedură.
Articolul 19. Modificări ale Procedurii
19.1. Orice modificări ale prezentei Proceduri necesită aprobarea prealabilă a Ofițerului responsabil de protecția datelor. Tranda Styling va notifica autoritatea de supraveghere în situația apariției unor modificări semnificative la prezenta Procedură, cu frecvență anuală.
19.2. Prezenta Procedură poate fi modificată de Tranda Styling fără acordul Persoanei, chiar dacă modificarea ar putea avea legătură cu un beneficiu conferit Persoanelor.
19.3. Orice modificare va intra în vigoare și va produce efecte juridice imediat după ce a fost aprobată în conformitate cu prezentul Articol 19.
19.4. Orice solicitare, reclamație sau pretenție formulată de o Persoană cu implicarea prezentei Proceduri va fi soluționată prin raportare la Procedura care se află în vigoare la momentul depunerii solicitării, reclamației sau a pretenției.
Articolul 20. Perioade de tranziție
Perioada de tranziție pentru Sistemele IT
20.1. În situația în care implementarea prezentei Proceduri necesită actualizări sau modificări la sistemele de tehnologia informației (inclusiv înlocuirea sistemelor), perioada de tranziție va fi de doi ani de la Data Intrării în Vigoare, sau orice altă perioadă mai lungă, care ar putea fi necesară, în mod rezonabil, pentru finalizarea procesului de actualizare, modificare sau înlocuire.
Perioada de tranziție pentru contractele existente
20.2. În situația în care există contracte încheiate cu Terți, afectate de prezenta Procedură, dispozițiile contractelor vor prevala până la momentul în care contractele sunt prelungite în desfășurarea curentă a activității.
Articolul 21. Date de contact
21.1. Ofițerul responsabil de protecția datelor sau orice personă/persoane desemnate pentru Tranda Styling S.R.L.
[•]
Anexă
Interpretări și definiții
INTERPRETĂRI PENTRU PREZENTA PROCEDURĂ
i. Cu excepția situațiilor în care contextul impune altfel, toate referințele la un anumit Articol sau Anexă vor reprezenta trimiteri la Articolul sau Anexa din sau la prezentul document, după cum pot fi acestea modificate în orice moment;
ii. titlurile secțiunilor sunt incluse doar cu scop informativ și nu vor fi utilizate în interpretarea niciunei dispoziții din prezenta Procedură;
iii. în cazul în care un cuvânt sau o expresie sunt definite, celelalte forme gramaticale vor avea înțelesul corespunzător;
iv. forma de masculin va include și forma de feminin;
v. cuvintele „a include”, „include” și „inclusiv” și orice cuvinte care urmează acestora vor fi interpretate fără a limita caracterul general al niciunuia dintre cuvintele sau conceptele premergătoare și vice versa;
vi. o trimitere la un document (inclusiv, dar fără a se limita la o trimitere la prezenta Procedură) reprezintă o trimitere la document, după cum este acesta modificat, schimbat, completat sau înlocuit, cu excepția măsurii în care aceasta este interzisă prin prezenta Procedură sau printr-un alt document; și
vii. a trimitere la o lege include orice cerință de reglementare, recomandare sectorială și bune practici emise de autoritățile de supraveghere competente la nivel național și internațional sau de alte organisme.
DEFINIȚII
Decizie privind caracterul adecvat
DECIZIE PRIVIND CARACTERUL ADECVAT înseamnă o decizie emisă de Comisia Europeană în conformitate cu Articolul 45 din Regulamentul UE pentru Protecția Datelor în sensul că o țară sau o regiune din afara SEE sau o categorie de destinatari din țara sau regiunea respective sunt considerate a asigura un nivel „adecvat” de protecție a datelor.
Arhivă
ARHIVĂ va însemna o colecție de Date cu Caracter Personal care nu mai sunt necesare pentru realizarea scopurilor în care au fost colectate inițial Datele sau care nu mai sunt utilizate pentru activități comerciale generale, ci sunt utilizate numai în scopuri istorice, științifice sau statistice, pentru soluționarea disputelor, verificări sau arhivare generală. O arhivă include orice set de date care nu mai poate fi accesat de niciun Salariat, cu excepția administratorului de sistem.
Articol
ARTICOL va însemna un articol din prezenta Procedură.
Reguli Corporative Obligatorii
REGULI CORPORATIVE OBLIGATORII va însemna o politică de confidențialitate a unui grup de întreprinderi care, în temeiul legislației locale, se consideră că asigură un nivel adecvat de protecție pentru transferul Datelor cu Caracter Personal în cadrul respectivului grup de întreprinderi.
Date de contact profesional
DATE DE CONTACT PROFESIONALE va însemna orice date ce se regăsesc în mod uzual pe o carte de vizită și utilizate de Persoană în relațiile cu Tranda Styling.
Partener de afaceri
PARTENER DE AFACERI va însemna orice Terț, diferit de Client sau Furnizor, care are sau a avut o relație comercială sau alianță strategică cu Tranda Styling (ex.: partener de marketing, societate mixtă sau partener de dezvoltare).
Scop comercial
SCOP COMERCIAL va însemna un scop pentru Prelucrarea Datelor cu Caracter Personal, după cum este acesta indicat în Articolul 2 sau Articolul 3 sau pentru Prelucrarea Datelor Sensibile, în conformitate cu Articolul 3 sau Articolul 4.
Client
CLIENT va însemna orice persoană, organizație de drept privat, sau organism guvernamental care achiziționează, poate achiziționa sau a achiziționat un produs sau un serviciu Tranda Styling.
APD/autoritatea de supraveghere
APD va însemna orice autoritate de protecția datelor dintr-o țară SEE.
Încălcarea Securității Datelor
ÎNCĂLCAREA SECURITĂȚII DATELOR va însemna dobândirea, accesul, utilizarea sau divulgarea neautorizate a Datelor cu Caracter Personal necriptate, ce compromite securitatea sau confidențialitatea informațiilor respective, în asemenea măsură încât aceasta reprezintă un risc ridicat de natură financiară, pentru reputație, sau un alt prejudiciu suferit de Persoană. Se va considera că nu a avut loc o Încălcare a Securității Datelor în cazul în care a existat o situație de dobândire, acces sau utilizare neintenționată a Datelor cu Caracter Personal necriptate de către un Salariat al Tranda Styling sau al Terțului împuternicit de Operator sau de către o persoană care acționează sub autoritatea respectivă a acestora, în cazul în care:
i. dobândirea, accesul sau utilizarea Datelor cu Caracter Personal a avut loc cu bună-credință și în desfășurarea și în cadrul raportului de muncă sau profesional de către respectivul salariat sau o altă persoană; și
ii. Datele cu Caracter Personal nu sunt ulterior dobândite, accesate, utilizate sau divulgate de către nicio altă persoană.
SEE
SEE sau SPAȚIUL ECONOMIC EUROPEAN va însemna toate statele membre ale Uniunii Europene, plus Norvegia, Islanda și Liechtenstein.
Data Intrării în Vigoare
DATA INTRĂRII ÎN VIGOARE va însemna data la care prezenta Procedură intră în vigoare, în conformitate cu Articolul 1.6.
Salariat
SALARIAT va însemna următoarele persoane:
i. un salariat, persoană care a aplicat pentru un loc de muncă sau fost salariat al Tranda Styling, inclusiv angajații temporari care prestează muncă sub supravegherea directă a Tranda Styling (ex.: contractanți independenți și stagiari). Acest termen nu include persoanele care își desfășoară activitatea în cadrul Tranda Styling drept consultanți sau salariați ai Terților care prestează servicii în favoarea Tranda Styling;
ii. un (fost) director executiv sau neexecutiv al Tranda Styling.
Regulamentul UE privind protecția datelor
REGULAMENTUL UE PRIVIND PROTECȚIA DATELOR va însemna Regulamentul 679/2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE, sau orice act ulterior sau care îl înlocuiește pe acesta.
Conducere
CONDUCEREA TRANDA STYLING va însemna administratorul societății și persoanele care ocupă funcții executive în cadrul societății.
Ofițerul responsabil de protecția datelor
OFIȚERUL RESPONSABIL DE PROTECȚIA DATELOR va însemna funcționarul specificat în Articolul 21.1.
În cazul Tranda Styling nu este obligatorie numirea unui Ofițer responsabil de protecția datelor conform cerințelor Regulamentului UE privind protecția datelor; însă ca bună practică, recomandăm numirea unei persoane, fie la nivelul companiei, fie la nivelul fiecărui departament care să aibă atribuții legate de implementarea și monitorizarea procedurilor și a politicilor privind protecția datelor cu caracter personal. Pentru bună ordine, secțiunea 11 din prezenta Procedură are scopul de a clarifica atribuțiile unei asemenea persoane desemnate la nivel de companie și/sau departament.
Tranda Styling S.R.L.
TRANDA STYLING va însemna Tranda Styling S.R.L.
Persoană
PERSOANĂ va însemna orice persoană (salariat al sau orice persoană care lucrează pentru) Client, Furnizor sau Partener de Afaceri și orice altă persoană ale cărei Date cu Caracter Personal sunt prelucrate de Tranda Styling în contextul prestării serviciilor.
Scop Inițial
SCOP INIȚIAL va însemna scopul pentru care au fost colectate inițial Datele cu Caracter Personal.
Interes Legitim
INTERES PREVALENT va însemna interesele urgente specificate în Articolul 12.1, în temeiul cărora obligațiile Tranda Styling sau drepturile Persoanelor menționate în Articolele 12.2 și 12.3 pot, în anumite împrejurări, fi trecute cu vederea în cazul în care respectivul interes prevalent este mai important decât interesul Persoanei.
Datele cu Caracter Personal sau Datele
DATELE CU CARACTER PERSONAL SAU DATELE vor însemna orice informații în legătură cu o Persoană identificată sau identificabilă.
Evaluarea Impactului asupra Protecției Datelor (DPIA)
EVALUAREA IMPACTULUI ASUPRA PROTECȚIEI DATELOR (DPIA) va însemna o procedură pentru realizarea și documentarea unui evaluări prealabile a impactului pe care l-ar putea avea o anumită Prelucrare asupra protecției Datelor cu Caracter Personal, în cazul în care respectiva Prelucrare ar putea avea drept consecință un risc crescut pentru drepturile și libertățile Persoanelor, în special atunci când sunt utilizate tehnologii noi.
O DPIA va conține:
(a) o descriere a:
(i) Prelucrării;
(ii) Scopului Comercial pentru care sunt Prelucrate Datele cu Caracter Personal;
(iii) Scopurilor specifice în care sunt Prelucrate Datele Sensibile;
(iv) categoriilor de destinatari ai Datelor cu Caracter Personal, inclusiv destinatarii situați într-o țară din afara SEE, destinatarii sau țările nefiind acoperiți printr-o Decizie privind caracterul adecvat;
(v) perioadele de păstrare a Datelor cu Caracter Personal.
(b) o evaluare a:
(i) necesității și proporționalității Prelucrării;
(ii) riscurilor față de drepturile la confidențialitate ale Persoanelor și a măsurilor de ameliorare a acestor riscuri.
Prelucrare
PRELUCRARE va însemna orice operațiune ce este desfășurată asupra Datelor cu Caracter Personal, indiferent dacă prin mijloace automatizate sau nu, cum ar fi colectarea, înregistrarea, păstrarea, organizarea, modificarea, utilizarea, divulgarea (inclusiv acordarea accesului de la distanță), transmiterea sau ștergerea Datelor cu Caracter Personal.
Procedură
PROCEDURĂ va însemna prezenta Procedură privind Protecția Datelor Clienților, Furnizorilor și Partenerilor de Afaceri și orice modificări la aceasta.
Contractul Persoanei împuternicite de Operator
CONTRACTUL PERSOANEI ÎMPUTERNICITE DE OPERATOR va însemna orice contract de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal încheiat între Tranda Styling și Terțul împuternicit de Operator.
Persoană responsabilă
PERSOANĂ RESPONSABILĂ va însemna persoana din cadrul Tranda Styling desemnată pentru menținerea contactului cu Ofițerul responsabil de protecția datelor.
Scop Secundar
SCOP SECUNDAR va însemna orice scop diferit de Scopul Inițial în care sunt Prelucrate suplimentar Datele cu Caracter Personal.
Date Sensibile
DATE SENSIBILE vor însemna Datele cu Caracter Personal ce indică originea rasială sau etnică a unei Persoane, opiniile politice sau afilierea la partide politice sau organizații similare, convingeri religioase sau filosofice, apartenență la o organizație profesională sau comercială sau la un sindicat, sănătatea fizică sau psihică, inclusiv orice opinie a acestora, dizabilități, cod genetic, dependențe, viață sexuală, infracțiuni comise, cazier penal, date biometrice, acțiuni în legătură cu o conduită penală sau ilegală, sau coduri de asigurare socială emise de către guvern.
Personal
PERSONAL va însemna toți Salariații și alte persoane care Prelucrează Datele cu Caracter Personal, ca parte a sarcinilor sau responsabilităților respective ale acestora, folosind sistemele de tehnologia informației ale Tranda Styling sau care își desfășoară activitatea în principal din sediile Tranda Styling.
Furnizor
FURNIZOR va însemna orice Terț care furnizează bunuri sau servicii către Tranda Styling (ex.: un agent, consultant sau vânzător).
Terț
TERȚ va însemna orice persoană, organizație de drept privat sau organism guvernamental din afara Tranda Styling.
Operator Terț
OPERATOR TERȚ va însemna un Terț care Prelucrează Datele cu Caracter Personal și stabilește scopurile și mijloacele prin care se va efectua Prelucrarea.
Terț împuternicit de Operator
TERȚ ÎMPUTERNICIT DE OPERATOR va însemna un Terț care Prelucrează Datele cu Caracter Personal în numele Tranda Styling, care nu se află sub autoritatea directă a Tranda Styling.